貴州盛華職業學院公文處理辦法(暫行)

【作者】校辦 【來源】本站原創 【日期】2012/06/13 09:04 【點擊】4334

關于公布貴州盛華職業學院公文處理辦法(暫行)的通知  

 

各單位(處、室、館、學院、部、中心):

為進一步規范我校公文管理,促進學校各項管理步入高效規范化軌道,學校研究制定了《貴州盛華職業學院公文處理辦法(暫行)》,現予以公布(同步在OA系統公布),請各單位遵照執行。

附:貴州盛華職業學院公文處理辦法(暫行)

二〇一一年十二月十四日

貴州盛華職業學院辦公室

 

貴州盛華職業學院公文處理辦法(暫行)

 

第一章  總  則

第一條  為使我校公文處理工作規范化、制度化、科學化,提高公文處理工作效率和公文質量,根據國家有關規定,結合我校實際,制定本處理辦法。

第二條  公文(包括電報)是傳達國家教育路線、方針、政策,發布法規和規章,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,匯報和交流情況的重要工具。公文處理是行政工作的重要組成部分,是領導工作的重要助手。各單位(以下所指“各單位”包括各處、室、館、學院、部、中心)必須重視和認真做好公文處理工作,使之更好地為學校的管理和發展服務。

第三條  公文處理的主要任務是:公文的起草、校核、簽發和印制;公文的辦理和傳遞;公文的管理;公文的立卷與歸檔;公文保密等。

第四條  學校(黨政)辦公室是學校公文處理的管理機構,主管以學校(黨委)名義制發的各類公文并負責指導全校各單位的公文處理工作。各單位均應安排專人負責公文處理工作。公文處理人員應當忠于職守、廉潔正派,具備相關專業知識。

第五條  公文處理應當堅持實事求是、按照精簡高效的原則,做到及時、準確、安全、保密。

第二章  公文種類

第六條  學校公文種類大體包括:

(一)決議。適用于經會議討論通過的重要決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項或者重大行動作出安排。

(三)指示。適用于學校對各單位布置工作,提出開展工作的原則和要求。

(四)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(五)通知。適用于發布規章,任免和聘用干部,傳達上級主管部門的指示,轉發上級主管部門和不相隸屬單位的公文,轉批各單位的公文,發布要求各單位辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項。

(六)報告。適用于向上級主管部門匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級主管部門的詢問。

(七)請示。適用于向上級主管部門請求指示、批準。

(八)通報。適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神,交流重要情況。

(九)批復。適用于答復各單位及其以下單位的請示事項。

(十)規定。適用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

(十一)函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項等。

(十二)會議紀要。適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

第三章  公文格式

第七條  公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、發文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印制版記等組成。

(一)發文單位標識也稱為版頭,一般應當使用發文單位全稱或者規范化簡稱。

(二)密級和緩急、涉及國家及學校秘密的公文,應當標明秘密等級和保密期限,秘密等級分別為“秘密”、“機密”、“絕密”,密級和保密期限之間用“★”隔開。凡未標明或者未通知保密期限的國家、學校秘密事項,其保密期限按照絕密事項30年、機密級事項20年、秘密級事項10年認定。緊急公文,視情況分別注明“急件”、“特急”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)發文字號由發文單位代字、年份和發文序號組成。單位代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文單位代字,第二個層次是發文單位主辦公文的單位代字。聯合發文,只標明主辦單位的發文編號。

(四)簽發人。上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

(五)標題。標題要簡明、準確、一目了然,由發文單位、事由和文種三個部分組成。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

(六)主送和抄送。根據公文的內容,主送單位一般寫在正文前面,抄送單位寫在公文的末尾,單位應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。

(七)附件。附件是公文的重要組成部分。如有附件,應當在正文之后、署款之前注明附件順序和名稱,并與正文一起裝訂。

(八)署款和用印。發文單位(全稱)應署在正文后的右下方,與正文及其附件名稱之間留出適當距離,加蓋公章的公文一般不在落款處署單位名稱,只落日期后加蓋公章。公文除會議紀要外應加蓋印章,印章蓋在發文單位署款或發文日期上,聯合上報的公文,由主辦單位加蓋印章;聯合下發的公文,由聯合發文單位加蓋印章。

(九)成文日期。以最后簽發人的簽發日期為準,緊接發文單位署名后下方。

(十)主題詞按上級單位的要求和《公文主題詞表》標注。

(十一)附注。公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注,位于成文日期和印章之下,版記之上。

(十二)版記由公文印發單位名稱、印發日期和份數組成,位于公文末頁下端。

第八條  公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm),文字自左至右橫寫,在左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第四章  行文規則

第九條  行文應當確有需要,注重實效,堅持少而精。

第十條  各單位的行文關系,根據各自隸屬關系和職權范圍確定。

(一)學校(黨政)辦公室根據授權可以向各單位和直屬單位行文。

(二)中共貴州盛華職業學院委員會可以向學校機關黨總支、各學院黨支部行文。共青團貴州盛華職業學院委員會可以向各班級團支部行文。

(三)各職能單位在各自職權范圍內,可以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項,就日常具體工作安排等向各學院發布通知。根據學校行政的工作部署安排,可以學校(黨政)辦公室名義轉發、轉批公文。因特殊情況確需向學校各單位正式行文的,應當報經學校批準,并在文中注明經學校同意。

第十一條  凡請示工作,要求解決問題,應直接報送有關主管部門或單位,不得越級行文,特殊情況需越級行文時,應同時抄送被超越單位。

(一)“請示”應當一文一事,一般只寫一個主送單位,不得多頭主送。如需同時送其他單位,應當用抄送形式。

(二)屬于學校有關主管單位職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管單位處理,不必向學校請示。學校各職能單位對職權范圍內的事情,要認真研究,盡職盡責地解決,不得推諉、拖延。確需學校解決的問題,職能單位要事先提出具體意見。除領導直接交辦的事項外,“請示”不得直接送學校(黨政)辦公室或領導個人。

第十二條  “報告”中不得夾帶請示事項。

第十三條  凡經由學校(黨政)辦公室轉辦的請示報告,必須嚴格登記,注明有關情況,以備查考、督辦。在特殊情況下各單位未經校辦而直接呈送給校領導的請示或其它公文,應在事后送校辦補辦登記手續。

第十四條  對不合行文規則的上報公文,學校(黨政)辦公室可退回呈報單位。

第五章  公文處理

第十五條  收文、分文。學校行政、黨委收文,由學校(黨政)辦公室公文處理人員簽收登記。

收文登記后,公文處理人員應根據來文內容和閱讀范圍分文,貼上“公文處理單”,學校(黨政)辦公室負責人提出擬辦意見,需幾個單位會同辦理時,應確定主辦單位,并及時分送有關領導或有關單位閱批或辦理。領導閱批后,應將公文分別退回學校(黨政)辦公室,由公文處理人員送承辦單位承辦或組織傳閱。

第十六條  承辦、催辦。任何單位和個人接到承辦公文后,應按照領導批示和公文要求,認真負責,迅速辦理,不得推諉敷衍,拖延積壓。公文處理人員對經辦的公文,要及時催辦,并將檢查辦理情況及時匯報,以防漏壓誤事。

第十七條  起草。各單位應加強對公文起草工作的重視,不斷提高公文起草水平。要求以學校行政和黨委名義發文或批轉本單位公文時,應擬出文稿和批語稿。重要文稿的起草,單位負責人要親自擬稿或組織起草。起草公文要注意:

(一)主題突出,觀點鮮明,條理清晰,文字精練,講究語法修辭,正確使用標點符號。

(二)引用上級指示,使用人名、地名、數字和有關材料,要核對準確,時間、出處要寫具體、清楚。

(三)應當使用國家法定計量單位。

(四)公文中的數字,除成文日期、部分結構、層次序數和作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

(五)結構層次序數,第一層用“一、”,第二層用“(一)”,第三層用“1.”,第四層用“(1)”。

(六)起草公文,首頁一律使用文件簽發單,用鋼筆或毛筆書寫,不得用鉛筆、圓珠筆,字跡要工整清楚。

(七)所擬公文,如系上級主管部門或有關單位來文要求辦理的事項,應將來文附后,以便審核。

第十八條  各辦文單位要認真填寫學校統一印制的文件簽發單,在文件簽發單上準確填寫公文標題、主送和抄送單位、擬稿人、校對人姓名,由單位負責人簽署具體意見后,視公文內容分別送學校(黨政)辦公室審核。凡以各單位名義制發的公文,由各單位參照本處理辦法處理,重要工作應請示分管校領導。

第十九條  會簽。公文內容涉及幾個單位的,以主辦單位為主撰文,相關單位參與,公文起草完畢后,其它單位必須會簽,會簽應由相關單位主要負責人簽署明確意見。

第二十條  核稿、簽發。文稿擬就后,主辦單位負責人要認真審查,嚴格把關。審查的重點是:

(一)是否需要行文,以什么名義行文。

(二)內容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令,是否符合學校或本單位的情況,同上級和學校相關規定有無矛盾。

(三)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

(四)涉及其他單位的問題是否經過協商取得一致意見。

(五)公文格式、結構是否符合規定,主抄送單位、密級是否恰當,文字表達是否準確、簡煉等。

對不符合要求的文稿應提出意見,退回修改或與擬稿人共同修改。

凡以學校行政、黨委名義制發的公文,由學校(黨政)辦公室負責核稿后送呈有關校領導簽發。未經學校(黨政)辦公室復核的公文,不得徑送校領導簽發。業務性的專項問題,由主管該項工作的校領導簽發;綜合性的、重大的問題,由校長或指定授權人簽發。屬于日常工作例行性的問題可由學校(黨政)辦公室負責人根據授權簽發。各單位的公文,由各單位主要負責人簽發。簽發要署全名,注明時間,不得用圓珠筆或鉛筆。

第二十一條  繕印、發文。以學校行政、黨委名義發出的公文,由學校(黨政)辦公室公文處理人員統一登記、編號、印制、發出;以單位名義發出的公文,統一由各單位參照公文格式及有關規定繕印、發出。為避免錯漏,公文校對一律由擬稿人負責。校對人如發現原稿上有錯漏,應及時與復核單位聯系處理,不得自行處理。發出的公文要履行登記簽收手續。

第二十二條  立卷、歸檔。各單位的公文,一律由本單位公文處理人員保管、立卷,并定期交檔案室歸檔。

各單位公文處理人員應將辦理、傳閱完畢的公文,參加會議帶回傳達后的公文,按其來源和性質分別進行整理、編目,屬于學校(黨政)辦公室送去的,及時退交學校(黨政)辦公室,屬于本單位產生的,及時送交檔案室,至少每半年清退一次,單位和個人不得保存應該歸檔的公文。學校(黨政)辦公室應將經手處理和本單位產生的公文,分類立卷,每年向檔案室移交一次,當年的公文應于次年第一季度整理歸檔完畢。

第二十三條  公文管理。公文由學校(黨政)辦公室或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

上級主管部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,如因傳達貫徹需要翻印、轉發時,應經有關領導或學校(黨政)辦公室負責人同意,并由學校(黨政)辦公室統一翻印、印發,注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍,并視同原件管理。未經批準,任何單位和個人不得自行翻印、轉發。

公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印單位證明章。

單位合并時,全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時,需要歸檔的公文整理立卷后移交檔案室。工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第五章  附  則

第二十四條  本辦法由校務委員會負責解釋。

第二十五條  公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。在統一規定發布之前,為逐步適應辦公信息化的要求,本單位產生的所有公文即日起應同時備份電子文檔。

第二十六條  本辦法自公布之日起實施。

附:貴州盛華職業學院公文版頭發文字號實施細則

貴州盛華職業學院公文版頭發文字號實施細則

 

為了正確使用和處理各類公文,加強公文的規范化管理,現對我校公文版頭和發文字號作如下規定:

一、各類公文版頭及其適用范圍

(一)文件格式版頭

1.《貴州盛華職業學院文件》和《中共貴州盛華職業學院委員會文件》版頭用于貫徹國家相關教育路線、方針、政策等,轉發上級主管部門文件,頒布學校重要規章制度,公布學校中長期發展規劃、年度工作要點和總結等,公布機構設置或調整、人事任免、獎懲等重大事項,通知重要事項、批復下級機關的請示,向上級機關報告、請示工作。

2.《貴州盛華職業學院辦公室文件》、《中共貴州盛華職業學院委員會辦公室文件》用于貴州盛華職業學院辦公室、黨政辦公室根據授權,傳達行政和黨委的決議或決定,答復下級單位的請示,轉發上級主管部門的文件,轉批下級單位的報告、請示,發布有關事項,向上級單位報告、請示工作。

(二)函件格式版頭

3.《貴州盛華職業學院》和《中共貴州盛華職業學院委員會》用于學校和黨委根據需要以函的形式制發公文。

4.《貴州盛華職業學院辦公室》和《中共貴州盛華職業學院委員會辦公室》用于貴州盛華職業學院辦公室、黨政辦公室根據需要以函的形式制發公文。

5.《貴州盛華職業學院部門函件》和《中共貴州盛華職業學院委員會部門函件》用于學校機關各處、室,各黨支部,向上級報告、請示工作、在職權范圍內發布通知、相互之間聯系工作等。

6.《貴州盛華職業學院××學院》、《貴州盛華職業學院××(直屬單位全稱)》(如《貴州盛華職業學院圖書館》)用于學院、直屬單位制發有關請示、報告、函、內部通知等公文。

(三)會議紀要格式版頭

7.《貴州盛華職業學院會議紀要》、《貴州盛華職業學院校務委員會會議紀要》和《貴州盛華職業學院專題會議紀要》用于記載和傳達相應會議情況和議定事項。

二、發文字號

發文字號由發文單位代字、年份和發文序號組成。單位代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文單位代字,第二個層次是發文單位主辦文件的單位的代字。

(一)以學校行政、黨委名義發文使用盛華字、盛華黨字或如下機關代字:

教務處主辦……………………………………盛華教字

學生處主辦……………………………………盛華學字

招生辦公室主辦……………………………盛華招辦字

人力資源處主辦………………………………盛華人字

財務處主辦……………………………………盛華財字

發展規劃處主辦………………………………盛華規字

后勤保衛處主辦……………………………盛華后保字

網絡信息中心主辦……………………………盛華信字

圖書館主辦……………………………………盛華圖字

志愿者中心主辦(外事處)…………………盛華外字

督查室主辦……………………………………盛華督字

采購招標辦公室……………………………盛華采招字

黨委組織部主辦………………………………盛華組字

黨委宣傳部主辦………………………………盛華宣字

黨委統戰部主辦………………………………盛華統字

(二)根據學校授權,以學校辦公室和黨委辦公室名義發文使用盛華校辦字和盛華黨辦字。

(三)學校其他發文機關使用的文件字號

貴州盛華職業學院工會………………………盛華工字

共青團貴州盛華職業學院委員會……………盛華團字

貴州盛華職業學院婦聯………………………盛華婦字

(四)各類函件字號

1.以貴州盛華職業學院和中共貴州盛華職業學院委員會名義發出的函件使用“盛華函”和“盛華黨函”。

2.以貴州盛華職業學院辦公室和中共貴州盛華職業學院委員會辦公室名義發出的函件使用“盛華校辦函”和“盛華黨辦函”。

3.部門公文一般采用函件的形式,使用字號如下:

教務處主辦……………………………………盛華教函

學生處主辦……………………………………盛華學函

招生辦公室主辦……………………………盛華招辦函

人力資源處主辦………………………………盛華人函

財務處主辦……………………………………盛華財函

發展規劃處主辦………………………………盛華規函

后勤保衛處主辦………………………………盛華勤函

網絡中心主辦…………………………………盛華信函

圖書館主辦……………………………………盛華圖函

志愿者中心主辦(外事處)…………………盛華外函

督查室主辦……………………………………盛華督函

采購招標辦公室……………………………盛華采招函

黨委組織部主辦………………………………盛華組函

黨委宣傳部主辦………………………………盛華宣函

黨委統戰部主辦………………………………盛華統函

(五)各單位的公文一般采取函件形式,編為“盛華”加單位的縮寫,如酒店管理學院編為盛華酒管院函〔20××〕×號,計算機應用學院編為盛華計函〔20××〕×號、多彩貴州茶學院編為盛華茶院函〔20××〕×號,光明天使學院編為盛華盲院函〔20××〕×號,中職部編為盛華中職函〔20××〕×號,民族文化傳承中心編為盛華文院函〔20××〕×號。如有幾個單位字相同的,可取名稱的兩個字加以區別。如教育學院應編為盛華教院函〔20××〕×號,各單位字號應按本實施細則統一使用,不得任意改動或自編字號發文。

(六)會議紀要分為《貴州盛華職業學院會議紀要》(紀要〔20××〕×號)、《貴州盛華職業學院校務委員會紀要》(校務紀〔20××〕×號)、《貴州盛華職業學院專題會議紀要》[如:專紀〔20××〕×號(招生)]分別用于一般會議紀要、校務委員會會議紀要和專題會議紀要。


 

 

 

 

【責任編輯】蔣澤剛
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